Utworzenie i administrowanie PPK

W celu prawidłowego przeprowadzenia procesu tworzenia PPK, powinien być on podzielony na etapy o odpowiedniej długości czasowej. Trzeba również wskazać, że także po utworzeniu PPK, na podmiocie zatrudniającym ciążą dalsze obowiązki związane z jego bieżącym prowadzeniem.

Świadomość istnienia powyższych obowiązków jest bardzo ważna, gdyż ich nieterminowe lub nieprawidłowe wykonywanie, może skutkować odpowiedzialnością karną podmiotu zatrudniającego oraz skierowaniem przeciwko niemu roszczeń przez uczestników PPK.

Utworzenie PPK

Mimo iż proces tworzenia PPK u każdego podmiotu zatrudniającego będzie przebiegał nieco odmiennie, możliwe jest wyróżnienie w nim uniwersalnych etapów, do których należą:

  • analiza kosztów związanych z PPK;
  • wybór instytucji finansowej oraz zawarcie z nią umowy o zarządzanie i prowadzenie PPK;
  • wdrożenie odpowiednich rozwiązań organizacyjno-technicznych.

Analiza kosztów związanych z PPK

Utworzenie PPK, podmiot zatrudniający powinien poprzedzić uwzględnieniem w swoim budżecie wyższych o 1,5% wydatków na wynagrodzenia dla osób zatrudnionych (wartość ta wynika z wielkości minimalnej wpłaty podstawowej finansowanej przez podmiot zatrudniający). Z uwagi na fakt, że nie wszystkie osoby zatrudnione mogą być zainteresowane uczestnictwem w PPK, dobrym rozwiązaniem jest ustalenie liczby chętnych w drodze konsultacji (pozwoli to na bardziej precyzyjne oszacowanie wydatków).

O strukturze wpłat do PPK możesz przeczytać tutaj:https://www.blogprawnyppk.pl/kto-i-w-jakiej-wysokosci-wplaca-srodki-do-pracowniczego-planu-kapitalowego/

Niedogodności wynikłe ze zwiększonych wydatków, podmiot zatrudniający może zrekompensować np. wycofaniem lub modyfikacją dotychczas oferowanych osobom zatrudnionym benefitów w postaci grupowych form dodatkowego oszczędzania czy ubezpieczeń z elementem kapitałowym. Nie wolno mu jednak nakłaniać pracowników do rezygnacji z PPK, gdyż czyniąc to, naraża się na karę grzywny w wysokości do 1,5% własnego funduszu wynagrodzeń w roku obrotowym poprzedzającym to naruszenie prawa.

Wybór instytucji finansowej

Wybór odpowiedniej instytucji zarządzającej PPK ma szczególne znaczenie, ponieważ w znacznej mierze to od kompetencji zespołu zarządzającego zależeć będzie wysokość zysków wypracowanych przez środki uczestników w ramach PPK. Szanse na dokonanie optymalnego wyboru może zwiększyć  przeprowadzenie postępowania przetargowego lub wysłanie zapytań ofertowych do kilku podmiotów. Wszystkie instytucje dopuszczone do prowadzenie PPK, można znaleźć na stronie internetowej prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju (https://www.mojeppk.pl/).

O tym, jakie instytucje mogą prowadzić PPK, możesz przeczytać tutaj: https://www.blogprawnyppk.pl/w-jakiej-formie-moga-byc-prowadzone-pracownicze-plany-kapitalowe/

W odróżnieniu od przeprowadzenia przetargu, co nie jest obowiązkowe, podmiot zatrudniający musi poprzedzić wybór instytucji zawarciem porozumienia z działającą u niego zakładową organizacją związkową, a jeżeli takiej nie ma – z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w przyjętym u danego pracodawcy trybie. Jeżeli jednak osiągnięcie porozumienia pomiędzy podmiotem zatrudniającym a reprezentacją pracowników okaże się niemożliwe, podmiot zatrudniający może dokonać samodzielnego wyboru instytucji zarządzającej PPK.

Termin wyboru instytucji

Przygotowując się do utworzenia PPK, podmiot zatrudniający powinien stale pamiętać o  obowiązującym go terminie wykonania tego obowiązku. Jeżeli dopuści się zwłoki w wyborze instytucji zarządzającej,  PFRw formie pisemnej wezwie go do zawarcia umowy o zarządzanie PPK z funduszem zdefiniowanej daty zarządzanym przez wyznaczoną instytucję finansową w terminie 30 dni lub do przekazania informacji o zawarciu przedmiotowej umowy z inną instytucją finansową. W wezwaniu znajdzie się także informacja o karze grzywny za niedopełnienie powyższego obowiązku w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń u danego pracodawcy w roku obrotowym poprzedzającym naruszenie prawa.

O terminach tworzenia PPK możesz przeczytać tutaj:https://www.blogprawnyppk.pl/kto-i-kiedy-musi-utworzyc-pracowniczy-plan-kapitalowy/

Kryteria wyboru instytucji

Wybierając odpowiednią instytucję finansową, podmiot zatrudniający powinien mieć na uwadze przede wszystkim:

  • oceny proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK;
  • efektywność w zarządzaniu aktywami;
  • posiadane doświadczenie w zarządzaniu funduszami inwestycyjnym lub emerytalnymi funduszami;
  • najlepiej rozumiany interes pracowników.

Jeżeli podmiotem zatrudniającym jest podmiot należący do sektora finansów publicznych, wyboru instytucji będzie mógł dokonać bez przeprowadzenia w tym celu procedury przewidzianej przepisami prawa dla zamówień publicznych. Proces wyboru powinien być jednak transparentny i odpowiednio udokumentowany.

Po dokonaniu wyboru instytucji finansowej, podmiot zatrudniający w imieniu swoim oraz osób przez siebie zatrudnionych zawiera z nią umowę o zarządzanie PPK oraz umowę o prowadzenie PPK.

Wdrożenie odpowiednich rozwiązań organizacyjno-technicznych

Obowiązki podmiotu zatrudniającego nie kończą się wraz wyborem instytucji finansowej i zawarciem z nią umowy o zarządzanie PPK. Konieczne jest bowiem wprowadzenie w jego przedsiębiorstwie odpowiednich rozwiązań organizacyjnych i technicznych, w szczególności:

  • wdrożenie odpowiednich procedury działania w związku z PPK;
  • zapewnienie możliwości składania i wykonywania dyspozycji przez uczestników PPK;
  • dostosowanie system kadrowo-płacowego do naliczania nowych składników, jakimi będą wpłaty do PPK.

Administrowanie PPK

Po wdrożeniu przez podmiot zatrudniający odpowiednich rozwiązań organizacyjno-technicznych, główny ciężar prawidłowej realizacji obowiązków związanych z PPK będzie spoczywał na pracownikach departamentów kadrowo-płacowych. Ich praca będzie polegała w szczególności na: 

  • prawidłowym i terminowym naliczaniu wpłat i ich odprowadzaniu do instytucji finansowej;
  • przekazywaniu instytucji finansowej informacji o decyzjach uczestników PPK dotyczących np. rezygnacji z dokonywania wpłat, ponownego odprowadzania wpłat, zmiany wysokości zadeklarowanych wpłat dodatkowych, czy też rezygnacji z dokonywania wpłat dodatkowych;
  • przypominaniu pracownikom, którzy zrezygnowali z oszczędzania w ramach PPK o funkcjonowaniu automatycznego, ponownego zapisu do PPK po upływnie 4 lat od rezygnacji (pierwszy termin ponownego automatycznego wznowienia wpłat do PPK przypada 1 kwietnia 2023 roku);
  • odprowadzaniu wyższej wpłaty w momencie, gdy pracownik, który zadeklarował odprowadzanie niższych wpłat podstawowych, zacznie zarabiać więcej niż 1,2-krotność płacy minimalnej.

Podsumowanie

Terminowe utworzenie PPK oraz prawidłowe wykonywanie obowiązków związanych z jego prowadzeniem leżą w interesie każdego podmiotu zobowiązanego do utworzenia PPK. Uchybienie tym obowiązkom może skutkować odpowiedzialnością karną, w tym nałożeniem grzywny oraz roszczeniami uczestników PPK, np. w razie nieterminowego  przekazywania wpłat do instytucji finansowej. Mając na uwadze powyższe, konieczne jest zatem działanie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby wszystkie czynności związane z utworzeniem PPK (analiza kosztów, konsultacje z osobami zatrudnionymi, zawarcie umowy z instytucją finansową, wdrożenie odpowiednich rozwiązań organizacyjno-technicznych) zostały przeprowadzone w terminie i stanowiły podstawę do późniejszego administrowania PPK bez niepotrzebnych trudności.

Krzysztof Szachogłuchowicz

Autor: Krzysztof Szachogłuchowicz

Radca prawny, Partner w kancelarii Snażyk Korol Mordaka sp.k. Krzysztof jest ekspertem z zakresu prawa rynku kapitałowego ze szczególnym uwzględnieniem zagadnień związanych z działalnością towarzystw funduszy inwestycyjnych, funduszy inwestycyjnych, alternatywnych spółek inwestycyjnych oraz prawa papierów wartościowych.